Digitales Archiv der Hochschulen in Hessen

Um die Übernahme und dauerhafte Archivierung digitaler Unterlagen bewältigen zu können, sind die Universitätsarchive in Darmstadt, Frankfurt, Gießen und Marburg sowie das Archivzentrum der Frankfurter Universitätsbibliothek J. C. Senckenberg übereingekommen, eine Verbundlösung für die Sicherung digitaler Daten zu realisieren.

Zur Anwendung kommt die vom hessischen Landesarchiv in Wiesbaden mitentwickelte Archivierungssoftware DIMAG, die von den Entwicklungspartnern Baden-Württemberg, Hessen und Bayern seit 2012 auch öffentlichen nichtstaatlichen Archiven durch Vergabe von Lizenzen zugänglich gemacht wird. Die DIMAG-Software ermöglicht die Archivierung ganz unterschiedlicher digitaler Archivalientypen und wird inzwischen in acht deutschen Landesarchivverwaltungen eingesetzt. Das Archivzentrum der Universitätsbibliothek J. C. Senckenberg wendet DIMAG seit 2014 erfolgreich im Echtbetrieb an.

Ziel der am Verbund beteiligten Hochschularchive ist nicht nur eine engere Zusammenarbeit auf konzeptioneller Ebene, sondern auch die Einrichtung eines gemeinsamen digitalen Magazins, in dem jeder Partner seine Daten unabhängig von den anderen (disjunkt) speichert und pflegt.

Den technischen Betrieb dieses elektronischen Magazins übernehmen die Verbundzentrale des Hessischen Bibliotheksinformationssystems (HeBIS) und das Hochschulrechenzentrum der Universität Frankfurt am Main.

Neben der Gründung und dem Betrieb eines „Digitalen Archivs der Hochschulen in Hessen“ soll durch die vereinbarte Kooperation die gegenseitige fachliche Unterstützung der am DAHH beteiligten Archive sowie die Entwicklung gemeinsamer und zukunftsfähiger Standards für die digitale Archivierung erreicht werden.

Auf Initiative des Arbeitskreises der Hochschularchive in Hessen wurde im Jahr 2018 eine Kooperationsvereinbarung zur Gründung des „Digitalen Archivs der Hochschulen in Hessen“ (DAHH) durch die Präsidentinnen und Präsidenten der Universitäten Darmstadt, Frankfurt, Gießen und Marburg unterzeichnet. Damit ist ein wichtiger Schritt zur Sicherung der digitalen Unterlagen der hessischen Hochschulen erfolgt.

Obwohl an den hessischen Universitäten die Akten bislang noch überwiegend analog geführt werden, gibt es an den Hochschulen heute nahezu keinen Bereich mehr, der rein papiergebunden arbeitet. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftsprozesse in den Hochschulverwaltungen ist Handeln dringend geboten, wenn nicht große Mengen an Studierenden- und Prüfungsdaten, die in Datenbanken gespeichert sind, oder der dienstliche Schriftverkehr in den E-Mail-Postfächern von Universitätsangehörigen für die Überlieferung verloren gehen sollen.